Die Kirchengemeinden entsenden je ein Mitglied in einen der Regionalvorstände, die im Bereich der Kommunen Aerzen, Bad Münder, Bad Pyrmont und Hameln gebildet wurden. Das Mitglied muss dem Kirchenvorstand angehören.
Die Regionalvorstände entsenden jeweils ein Mitglied in den Verbandsvorstand und unterstützen diesen in seiner Arbeit. Sie sorgen als Bindeglied für die regionale Einbindung. Bei regionalen Entscheidungen werden sie beteiligt.

Der Verbandsvorstand trägt als Organ des Rechtsträgers der Kindertagesstätten die Gesamtverantwortung. Dies umfasst insbesondere die gesamtstrategische Planung, die Organisation, den Personaleinsatz, die Führung und die Kontrolle der Abläufe in den Kindertagesstätten. Die pädagogische und betriebswirtschaftliche Leitung nehmen beratend an den Sitzungen teil. Ein weiteres Mitglied wird vom Verbandsvorstand berufen.